Tahap Perundingan pada Negosiasi

iklan1

Tahap Perundingan pada Negosiasi

            Dalam melakukan negosiasi, selain harus mengerti dan melakukan persiapan dengan
baik tahap-tahap selanjutnya juga harus lebih diperhatikan lagi, terlebih pada tahap perundingan yang dapat dikatakan sebagai tahapan inti pada negosiasi. Tahap perundingan yang ingin mencapai keberhasilan haruslah dilakukan setelah tahap persiapan matang untuk dilaksanakan. Dalam tahap perundingan merupakan tahap ketiga dalam rangkaian negosiasi yang terdiri dari tahap persiapan, diskusi, perundingan, kemudian diakhiri dengan penutup atau perolehan keputusan (Heron&Vandenabeel, 1997: 11). Namun, ada juga yang membagi negosiasi menjadi tiga tahapan, yaitu tahap persiapan, tahap pelaksanaan yang mencakup diskusi dan perundingan, dan yang terakhir adalah penutupan (http://unicef.org, t.t). Hal yang perlu digarsibawahi ketika melaksanakan perundingan adalah penguasaan masalah dan juga strategi apa yang akan dilakukan selama negosiasi berlangsung. Pada tahap ini semua hasil dari tahap persiapan diaplikasikan secara nyata, karena tahap ini merupakan tahap inti yang secara langsung menentukan hasil akhir apa yang akan diperoleh negosiator. Menurut Heron dan Vandenabeel (1997: 11), tahap perundingan dalam negosiasi menacakup beberapa hal di dalamnya, antara lain adalah pengajuan proposal dan juga usulan penawaran konsesi yang bertujuan untuk mencapai suatu kesepakatan bersama. Sedangkan dalam pelaksanaan perundingan, empat tahap yang harus dilakukan adalah presentasi, pembahasan, tawar-menawar atau bargaining, dan yang terakhir adalah menyimpulkan hasil atau output, yang masing-masing dari tahapan tersebut memiliki andil penting dalam perundingan negosiasi.

            Tahap pertama yang akan dilakukan oleh negosiator dalam serangkaian perundingan adalah presentasi. Presentasi layaknya diskusi, diawali dengan pengenalan dari masing-masing pihak dan memperjelas permasalahan apa yang akan dibahas. Presentasi merupakan awal yang penting karena pada tahap presentasi negosiator dituntut untuk dapat menyajikan penampilan dan pembawaan yang baik. Melalui presentasi pula lah pihak lawan dapat menilai banyak hal mengenai posisi negosiator, baik secara langsung melalui apa yang diungkapkan maupun tidak langsung dengan memperhatikan gerak-gerik atau gesture negosiator saat menyampaikan presentasi. Sedikit kesalahan yang diciptakan pada saat presentasi memiliki pengaruh besar terhadap pandangan pihak lawan ke depannya. Keberhasilan dalam presentasi dapat berefek pada tingginya keyakinan pihak lawan karena memandang negosiator memahami dengan jelas permasalahan yang ada, sehingga penawaran yang diberikan oleh negosiator akan mudah diterima oleh pihak lawan (http:/www.business.govt.nz, 2014). Sehingga dalam melakukan presentasi ada beberapa hal penting yang harus dilakukan, meliputi perkenalan, komunikasi, tanya jawab, dan juga etika. Yang pertama tentu negosiasi perlu untuk melakukan perkenalan diri sebelum menyampaikan presentasi. Perkenalan yang dilakukan juga hendaknya mencakup kepentingan yang mendorong negosiator untuk melakukan negosiasi. Selanjutnya adalah komunikasi, mencakup pemilihan kata yang tepat dan juga bahasa tubuh yang meyakinkan. Cara berbicara juga harus disesuaikan dengan tempo dan nada yang tidak menimbulkan kesalahpahaman. Sedangkan untuk media pembantu seperti slideatau hand out, akan lebih baik jika warnanya disesuaikan dengan pencahayaan sehingga mudah untuk dibaca. Tahapan selanjutnya yaitu tanya jawab merupakan tahapan yang berfungsi untuk mengklarifikasi berbagai macam kesalahan interpretasi yang mungkin muncul selama penjabaran masalah oleh negosiator. Hal ini juga dapat dilakukan untuk menguji kesiapan presentator dengan apa yang dibawakan. Dan yang terakhir adalah etika. Etika wajib diperhatikan pada setiap tahap karena penting untuk mendapatkan simpati dari pihak lawan mealui etika yang baik (http://www.business.govt.nz, 2014).

            Tahap selanjutnya setelah presentasi adalah pembahasan. Dalam tahap ini, para negosiator mencoba mempengaruhi pihak lain dengan argumen dan pernyataan yang dibuat. Pada tahap ini sangat dibutuhkan keahlian dalam menggunakan strategi untuk mengetahui posisi lawan sehingga dapat menentukan tindakan apa yang akan diambil selanjutnya. Heron dan Vandenabeel (1997: 11) juga menjabarkan tahap ini menjadi empat tahapan lagi, yaitu komunikasi, tanya jawab, memberikan sinyal, dan penyajian argumen. Meskipun tahapannya memiliki kesan mirip dengan tahapan yang ada pada presentasi, namun terdapat perbedaan di antara keduanya. Jika pada presentasi komunikasi yang terjalin terkesan hanya satu arah dengan presentator sebagai pembicara utama, komunikasi dalam pembahasan dilakukan dengan menyebar dan dinamis. Dalam pembahasan, komunikasi diperlukan dari masing-masing pihak, sehingga semua pihak bersangkutan mengetahui persepsi masing-masing dan menemukan jalan untuk menyamakan persepsi tersebut. Sedangkan tahap tanya jawab dilakukan untuk menguji ulang konsistensi pihak terkait dalam menanggapi permasalahan yang dibahas. Selanjutnya adalah memberikan sinyal, yang dapat dilakukan melalui ucapan langsung ataupun menunjukkan gerak-gerik bahasa tubuh. Pemberian sinyal diperlukan untuk menunjukkan adanya kerjasama dalam negosiasi. Dan yang terakhir adalah penyajian argumen. Penyampaian ini baiknya dilakukan dengan mengutamakan argumen-argumen yang kuat terlebih dahulu dengan diiringi beberapa fakta pendukung. Penyampaian argumen yang lemah tentu dapat mempengaruhi posisi negosiator sebagai pihak yang dianggap lemah dalam pembahasan (Heron & Vandenabeel, 1997: 18).

            Tahap selanjutnya dalam perundingan adalah tawar-menawar atau bargaining. Tahap ini berlangsung setelah tahap pembahasan selesai dan mulai adanya penawaran-penawaran solusi dari pihak terkait mengenai permasalahan yang sedang dibahas. Tahap ini mencakup pengajuan proposal danpembuatan konsesi. Dalam pengajuan proposal, negosiator perlu membuat proposal yang spesifik yang mampu membuat pihak lawan berfokus pada kasus yang disampaikan. Lebih baik lagi jika proposal yang diajukan memiliki target yang tinggi namun tetap realistis bagi pihak lawan (Heron & Vandenabeel, 1997: 20). Proposal yang disetujui tentu akan membawa keuntungan bagi negosiator yang bersangkutan. Begitu juga sebaliknya, penolakan terhadap proposal akan menimbulkan kerugian yang besar bagi negosiator pengaju proposal. Yang kedua adalah pembuatan konsesi, yaitu upaya penawaran yang dilakukan oleh negosiator melalui beberapa syarat yang diajukan yang searah dengan keinginan negosiator. Heron dan Vandenabeel (1997: 21) menambahkan, dalam pembuatan konsesi hendaknya memperhatikan tenggat waktu, dan juga mengusahakan penukaran konsesi yang nilainya sama atau bahkan lebih tinggi untuk menghindari kerugian, dan yang terakhir adalah ahrus tetap memperhatikan konsesi yang diajukan oleh lawan.

            Bagian terakhir dalam perundingan adalah pencapaian hasil atau output, yang di dalamnya termasuk kesepakatan akhir negosiasi. Dalam mencapai kesepakatan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan secara menyeluruh. Hasil yang diperoleh dalam kesepakatan akhir hendaknya jelas bagi setiap pihak serta dipahami oleh setiap pihak yang terkait. Selain itu, kesepakatan yang baik mampu menjelaskan lingkup kesepakatan tersebut dan mencantumkan keseluruhan bagian kesepakatan, termasuk waktu, konsekuensi pelanggaran, dan prosedur pelaksanaan (Heron & Vandenabeel, 1997: 22). Jika kemudian negosiasi mengalami deadlock atau jalan buntu,tugas negosiator selanjutnya adalah mencari alternatif lain atau mengikutsertakan pihak ketiga dengan upaya mediasi ataupun arbitrase. Kemudian negosiasi dianggap selesai dan menghasilkan sebuah kesepakatan apabila apa yang diperoleh berhasil diratifikasi oleh negara atau institusi yang diwakilinya.

            Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwasannya dalam tahap perundingan negosiasi terdapat tahapan-tahapan lagi yang terdiri dari presentasi, pembahasan, tawar-menawar ataubargaining, dan yang terakhir adalah menyimpulkan hasil atau output. Tahap presentasi merupakan tahap dimana negosiator mulai mengenalkan dirinya dan juga kepentingan yang ingin dicapain. Pada tahap ini pula negosiator menunjukkan posisinya dalam negosiasi. Tahap presentasi dalam negosiasi meliputi perkenalan, komunikasi, tanya jawab, dan juga etika. Tahap selanjutnya adalah pembahasan, yaitu tahap ketika para negosiator diberi kesempatan untuk saling menawarkan argumen mereka kepada pihak lain. Tahap ini juga mencakup beberapa hal, yaitu yaitu komunikasi, tanya jawab, memberikan sinyal, dan penyajian argumen. Setelah tahap pembahasan selesai, para negosiator mulai bergerak untuk memberikan penawaran-penawaran solusi terkait isu yang sedang dibahas, sehingga tahap ini disebut sebagai tahap twar-menawar atau bargaining. Tahap bargainingterdiri dari pengajuan proposal danpembuatan konsesi. Dan yang terakhir dalam tahap perundingan adalah penyajian hasil, yang di dalamnya termasuk juga kesepakatan yang telah diratifikasi oleh instansi atau negara yang diwakilinya. Penulis berasumsi bahwasannya dalam melaksanakan perundingan seorang negosiator haruslah sudah siap dengan tahap sebelumnya, yaitu tahap persiapan. Ketika negosiator melakukan tahap perundingan dengan tahap persiapan yang kurang, maka hasil yang dicapai tidak akan bisa diprediksi, dan kemungkinan besar akan mengalami kegagalan. Selain itu, tahap perundingan merupakan tahap yang sangat membutuhkan keahlian dalam berbicara, sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya dalam hubungan antara negosiasi, komunikasi, dan etika.

Tweet