Tahap Persiapan pada Negosiasi

iklan1

Tahap Persiapan pada Negosiasi

            Negosiasi sebagai bagian dari diplomasi memiliki berbagai aspek
penting yang
harus diperhatikan sebelum dilaksanakan. Aspek tersebut mencakup tahapan-tahapan dalam negosiasi yang diawali dengan tahapan persiapan. Tahap persiapan memiliki andil penting dalam negosiasi karena mencakup hal-hal dan strategi pelaksanaan negosiasi. Selain itu, tahap persiapan juga membahas tentang tujuan dan alternatif pilihan ketika tujuan dirasa sulit atau bahkan tidak dapat untuk dicapai. Baker et al (2007: 13) menjelaskan bahwa tahap persiapan dalam negosiasi mencakup perencanaan, mengetahui pihak lawan, mempersiapkan setting, memilih pihak yang tergabung dalam negosiasi, menentukan aturan negosiasi, menentukan cara yang akan digunakan, serta mempersiapkan fakta dan isu yang mendukung. Menurut Jackman (2005: 22), persiapan dapat digunakan untuk menganalisa apa yang akan diperoleh ke depannya setelah melakukan negosiasi. Hal ini didasarkan pada prinsip pareto yang menyatakan bahwa delapanpuluh persen keberhasilan bersumber dari duapuluh persen waktu yang diluangkan dalam tahap persiapan. Kegagalan dalam tahap persiapan bahkan memiliki kemungkinan untuk merusak hubungan dengan lawan negosiasi dan pihak-pihak yang bersangkutan ke depannya (Baker et al, 2007: 13).

            Bagian dari tahap persiapan yang pertama, yaitu perencanaan (planning) merupakan tahapan yang berfungsi untuk menentukan maksud dari diadakannya negosiasi (goals) dan membahas tentang kebutuhan apa yang diperlukan. Perencanaan negosiasi harus mencakup pemahaman yang kuat tentang strategi yang akan digunakan untuk mencapai tujuan. Bagian ini juga bertugas untuk menentukan waktu, rangkaian kegiatan serta alternatif pilihan yang akan diambil, sehingga perencanaan sebisa mungkin harus bersifat fleksibel (Baker et al, 2007: 14). Selain itu, Jackman (2005: 22) menambahkan bahwa dalam bagian ini harus pula diadakan penelitian tentang pandangan lawan terhadap negosiator. Sehingga akan semakin mudah untuk menciptakan peluang melalui apa yang telah diamati. Penelitian tersebut kemudian akan mendorong negosiator untuk mengetahui kekuatan dari pihak lawan yang berfungsi untuk menentukan batasan negosiasi. Batasan yang dibentuk akan mempermudah negosiator dalam menentukan sasaran yang tepat dalam proses negosiasi. Prioritas juga harus ditentukan pada tahap perencanaan dengan menentukan apa yang harus dicapai dan kemungkinan apa yang dapat dicapai dengan kemampuan yang dimiliki (Heron&Vandenabeele, 1997: 14).

            Bagian kedua pada tahap persiapan adalah mengetahui pihak lawan. Pada bagian ini yang harus diperhatikan adalah asumsi mengenai pihak lawan. Di sisi lain, mediator yang bertugas pada saat negosiasi juga merupakan hal penting untuk diperhatikan. Mengetahui kemampuan pihak lain dapat dilakukan dengan mempelajari keadaan pihak lawan yang disesuaikan dengan masanya. Hal ini mencakup tentang keadaan individual, organisasi, dan negara terkait. Pada bagian ini pula negosiator harus meneliti tentang kepentinga, prioritas, dan tujuan lawan secara lebih mendalam. Setelah mengetahui berbagai sisi dari pihak lawan, negosiator kemudian diharuskan untuk mengetahui peraturan yang akan dipakai oleh pihak lawan (Baker et al, 2007: 15). Pengetahuan yang juga membantu dalam bagian ini adalah pengetahuan mengenai budaya, tradisi, dan hal-hal yang terkait dengan keadaan sosial lawan. Poin lebih akan didapatkan ketika seorang negosiator berhasil mengetahui sisi sensitif lawan sehingga mempermudah untuk menjatuhkan lawan. Pengetahuan ini akan membantu ketika negosiator bertatap argumen dengan pihak lawan adalam negosiasi (Baker et al, 2007: 16).

            Yang ketiga adalah menentukan setting, sehingga akan tercipta keadaan yang lebih mendukung. Penentuan ini dapat dilakukan dengan dengan memulai tentang hal apa saja yang kemudian akan dijadikan sebagai hal yang compromise dan yang bukan. Kemudian dilanjutkan dengan mengevaluasi berbagai aspek sehingga tercipta keadaan yang menguntungkan bagi kedua belah pihak, contohnya adalah aspek geografi. Aspek tersebut tentu akan sangat berpengaruh karena dapat memunculkan keberpihakan terhadap satu piha tertentu (Baker et al, 2007: 17).  Bagian ini juga mencakup tentang akses yang dibutuhkan dan bagaimana pertemuan akan dilaksanakan. Setelah hal ini ditentukan, akan mudah bagi negosiator untuk membuat rancangan yang lebih mendalam untuk melakukan proses negosiasi. Bagian ini juga telah mencakup penentuan tentang siapa saja yang diperbolehkan masuk ke dalam ruangan pada saat negosiasi berlangsung. Karena, keberadaan orang tertentu dapat meberikan pengaruh kuat bagi berjalannya proses negosiasi serta menetukan keberhasilan negosiasi. Orang yang mengikuti proses negosiasi hendaknya adalah orang yang memiliki status sesuai dengan lawan dan berpotensi untuk menyelesaikan konflik (Baker, 2007: 19).

            Tahapan selanjutnya dalam persiapan adalah menentukan peraturan negosiasi. Ha ini terbukti bahwa peraturan yang baik akan membawa keefektifan dalam negosiasi. Peraturan harus memperhatikan kedua belah pihak, sehingga kedua belah pihak dapat bekerja sama dengan baik.Pembuatan peraturan dapat pula disisipi dengan aturan tentang teknik dan aktor yang akan berperan dalam negosiasi. Aktor tersebut meliputi pembuat keputusan, spokesperson, seorang yang mengetahui tentang keberadaan isu dengan baik, orang yang mampu mempengaruhi lawan, penerjemah, dan seorang antagonis jika memang diperlukan (Baker et al, 2007: 20).  Karena peraturan dapat di-breakdown ketika ada suatu kendala, sehingga perlu untuk merencanakan aturan ulang. Aturan kemudian akan membawa kepada keputusan tentang style apa yang akan digunakan untuk bernegosiasi. Hendaknya style yang akan digunakan menyesuaikan dengan keadaan lingkungan negosiasi. Akan lebih baik jika disesuaikan dengan budaya dan tradisi mediator dengan menggabungkan style asal negosiator. Hal ini akan menunjukkan kekonsistenan dan fleksibilitas negosiator (Baker et al, 2007: 22).

            Bagian terakhir dalam tahap persiapan menurut Baker et al (2007: 13) adalah penguasaan terhadap fakta dan isu. Pengetahuan tentang hal ini merupakan aspek crucial dalam negosiasi. Hal ini mencakup tentang faktor-faktor eksternal ataupun internal lawan. Faktor internal meliputi hubungan lawan dengan pihak-pihak lain, struktur organisasi, dan struktur sosial yang mencakup masyarakat. Sedangkan faktor eksternal meliputi kebijakan-kebijakan ekonomi-politik, kebijakan internasional, hingga lokasi geografi beserta perbatasan-perbatasannya dengan negara lain. Yang harus diingat pula adalah keberadaan mediator dan info-info mengenai pihak ketiga lainnya yang turut tergabung dalam negosiasi. Pengumpulan data tentang fakta dan isu juga memiliki fungsi untuk mempermudah dalam berkomunikasi dengan lawan. Semakin banyak yang diketahui oleh negosiator maka akan membuat pihak lawan semakin hormat kepada pihak lawan, terlebih jika negosiator mengetahui berbagai fakta tentang kelemahan lawan.

            Heron dan Vandenabeele (1997: 14) menambahkan hal lain yang perlu diperhatikan dalam tahap persiapan, yaitu pengumpulan informasi. Pengumpulan informasi dilakukan menyeluruh pada setiap tahap. Informasi yang perlu diperhatikan adalah tentang posisi lawan dalam bernegosiasi. Bagian ini meliputi pengumpulan fakta dan juga isu sebagaimana dijelaskan sebelumnya. Informasi yang harus dipastikan juga mencakup tentang prosedur penyelesaian yang telah disepakati, berbagai tuntutan hukum yang dapat diterapkan dan diajukan dalam negosiasi, konsesi, implikasi tentang suatu keputusan, hasil yang pernah dicapai pada negosiasi sebelumnya, situasi pendukung, dan sebagainya. Sehingga dalam pengumpulan informasi diperlukan informasi yang selalu up to date dan sesuai dengan kenyataan yang ada pada masanya. Baker et al (2007: 50) menjabarkan bahwa informasi dapat diperoleh melalui berbagai cara, baik langsung ataupun tidak langsung. Memperoleh informasi secara langsung dilakukan dengan berdialog ataupun aktif mendengarkan pembicaraan narasumber. Dalam mendengarkan pembicaraan narasumber, hal yang harus diutamakan adalah tidak memotong pembicaraan, karena hal ini juga berkaitan dengan etika. Sedangkan perolehan informasi secara tidak langsung dapat dilakukan dengan memperhatikan gerak-gerik narasumber dan juga eye contact.

            Tahap persiapan sebagaimana dijelaskan sebelumnya juga mencakup tentang pemilihan alternatif yang akan digunakan sebagai tanggapan akan proses negosiasi nantinya. Terdapat tiga alternatif yang dapat digunakan dalam mengatur strategi negosiasi. Ketiga alternatif tersebut adalah BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement), WATNA (Worst Alternative to a Negotiated Agreement), dan MLATNA (Most-Likely to a Negotiated Agreement). BATNA adalah alternatif terbaik yang diusung oleh negosiator ketika negosiasi tidak berjalan sesuai dengan rencana awal. BATNA digunakan untuk melindungi kepentingan negosiator agar tetap tercapai meskipun dengan cara yang lain. Di sini, BATNA juga dapat dijadikan alat untuk memprediksi BATNA lawan (Van Stenbergen, t.t: 3). Sedangkan WATNA adalah alternatif terburuk yang mungkin muncul apabila negosiasi gagal terlaksana. WATNA berfungsi untuk mempersiapkan pencegahan-pencegahan tentang kemungkinan buruk yang mungkin terjadi. Pada dasarnya, BATNA dan WATNA memiliki fungsis yang sama, yaitu untuk untuk mencapai kepentingan dengan cara-cara lain. Namun, WATNA memiliki prinsip untuk menolak rugi, sehingga ia akan lebih memilih untuk memberhentikan negosiasi daripada bersepakat atas kepentingan yang merugikan. Dan yang terakhir adalah MLATNA, yaitu alternatif yang diambil dengan membentuk konsekuensi khusus yang disepakati bersama dengan pihak lawan. MLATNA memiliki dasar alternatif untuk menciptakan hasil solusi terbaik dalam negosiasi dengan berbagai pendekatan (Van Stenbergen, t.t: 3).

            Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwasannya ada banyak hal yang perlu diperhatikan dalam tahap persiapan negosiasi. Tahap ini membahas tentang strategi, tujuan, dan juga alternatif terhadap suatu pilihan. Tahap persiapan juga mencakup tentang perencanaan, mengetahui pihak lawan, mempersiapkan setting, memilih pihak yang tergabung dalam negosiasi, menentukan aturan negosiasi, menentukan cara yang akan digunakan, serta mempersiapkan fakta dan isu yang mendukung. Bagian perencanaan dalam tahap persiapan memperhatikan tentang tujuan apa yang akan dicapai dan kebutuhan yang mendukung. Kebutuhan tersebut meliputi adanya penelitian terhadap pihak lawan yang akan mempermudah dalam menentukan batasan, sasaran, serta prioritas yang akan diambil. Bagian kedua adalah berusaha untuk mengetahui pihak lawan dan juga mediator negosiasi. Hal ini dapat dilakukan dengan mengkaji informasi secara menyeluruh tentang aspek-aspek yang ada pada lawan, termasuk kelemahannya. Bagian ketiga adalah mempersiapkan setting yang meliputi waktu dan lokasi, serta penentuan hal-hal yang compromiseataupun tidak. Selanjutnya adalah penguasaan terhadap fakta dan isu yang mencakup faktor internal dan eksternal lawan dan juga perhatian terhadap mediator serta pihak ketiga yang masuk dalam negosiasi. Selain itu, hal yang juga penting dalam tahap persiapan adalah pengumpulan informasi yang harus selalu up to date dan sesuai. Hal terkahir adalah mengenai alternatif strategi yang ada, yaitu BATNA, WATNA, dan MLATNA. Ketiganya memiliki dasar yang berbeda-beda dalam menentukan pilihan strategi.

            Penulis berasumsi bahwa dalam tahap persiapan segala aspek yang ada harus diperhatikan secara menyeluruh. Aspek yang mengalami tumpang-tindih dalam pelaksanaannya akan melahirkan kegagalan pada proses negosiasi. Saat mengatur setting lokasi hendaknya memilih lokasi yang netral dari pengaruh pihak lawan. Negosiator juga harus pandai untuk menentukansetting yang lebih menguntungkan pihaknya dengan tanpa membuat pihak lain sadar akan hal itu. Karena tidak semua negosiasi berhasil mencapai tujuan, negosiator juga harus pandai untuk mempersiapkan pilihan yang menguntungkan meskipun kepentingannya gagal diperoleh. Dalam pengambilan alternatif pilihan seperti BATNA, WATNA, dan MLATNA negosiator juga sudah harus yakin dengan alternatif apa yang sekiranya akan diambil oleh lawan ketika pihaknya mengambil suatu keputusan.

Tweet